Letzte Aktualisierung: August 2023 

      Weltweite Averna-Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter und externe Auftragnehmer  

      Als Ihr Arbeitgeber verpflichtet sich Averna, die Privatsphäre und die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten während und nach Ihrer Beschäftigung zu schützen. Diese Datenschutzrichtlinie („Richtlinie“) beschreibt die persönlichen Daten, die Averna über Sie als Angestellten oder externen Mitarbeiter erhebt, unsere Datenschutzverfahren und Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit uns, um Ihre Datenschutzrechte und Wahlmöglichkeiten auszuüben.  Wenn Sie sich um eine Anstellung bewerben, lesen Sie bitte unsere Datenschutzrichtlinie für Bewerber.  

      Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie verwenden, es sei denn, das geltende Recht schreibt etwas anderes vor. Wir verpflichten uns, dafür zu sorgen, dass die personenbezogenen Daten, die wir über Sie sammeln, korrekt und relevant sind und nur für begrenzte Zwecke verwendet werden. 

      Averna behält sich das Recht vor, diese Richtlinie jederzeit und bei Bedarf zu aktualisieren. Wir empfehlen Ihnen, diese Richtlinie regelmäßig zu überprüfen.  

      1. Begrifflichkeiten 

      „Averna“, „Arbeitgeber“, „wir“ „unser/e“, „uns“ bezeichnet die Averna-Geschäftseinheit, die für die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten gemäß dieser Datenschutzrichtlinie verantwortlich ist. Diese Einheit unterscheidet sich je nach dem Land, in dem Sie beschäftigt sind. 

      „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen über Sie als Einzelperson. Ausgeschlossen sind anonyme oder de-identifizierte Daten, die nicht mit einer bestimmten Person in Verbindung gebracht werden, sowie geschäftliche Kontaktdaten und Berufsbezeichnungen. Als Ihr Arbeitgeber dürfen wir die in Anhang A aufgeführten Kategorien personenbezogener Daten erheben, speichern und verwenden. 

      Je nachdem, in welcher Beziehung Sie zu Averna stehen, steht „Sie“ für „Mitarbeiter“ (m/w/d) oder „Externer Mitarbeiter“ (m/w/d): 

      • „Mitarbeiter“ umfasst derzeitige und ehemalige Mitarbeiter von Averna.  
      • „Externe Mitarbeiter“ bezieht sich auf Arbeitnehmer, die nicht bei Averna angestellt sind, aber Zugang zu den Einrichtungen von Averna und/oder ihrem Unternehmensnetzwerk haben. Dazu gehören Leiharbeitnehmer, outgesourcte Mitarbeiter, Auftragnehmer und Mitarbeiter von Geschäftspartnern. 

      2. Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten

      Die Art der personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit über Sie verarbeiten, und der Zweck der Datenerhebung können sich je nach Gerichtsbarkeit und Ihrem Beschäftigungsverhältnis mit Averna ändern. 

      Wenn Sie Averna-Mitarbeiter sind, werden Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung Ihres Arbeitsvertrags mit Averna erhoben und verwendet. Beispiele hierfür sind unter anderem die Verwaltung Ihrer Gehaltsabrechnung und Ihrer Sozialleistungen, die Durchführung von Schulungen und die Bewertung Ihrer beruflichen Entwicklung. Wir dürfen auch personenbezogene Daten über Ihre Angehörigen, Begünstigten und andere Personen verarbeiten, die mit Ihrem Arbeitsverhältnis in Verbindung stehen, wenn dies für die Gewährung von Kranken- und Versicherungsleistungen und andere damit verbundene Zwecke erforderlich ist.  

      Averna darf die Fotos des Mitarbeiters während des Arbeitsverhältnisses in Marketingmaterialien, einschließlich sozialer Medien, Unternehmenswebsites und anderer grafischer Medien verwenden.  

      Wenn Sie ein ehemaliger Mitarbeiter sind, werden personenbezogene Daten über Sie hauptsächlich zu Zwecken der Einhaltung von Rechtsvorschriften verarbeitet. 

      Wenn Sie ein externer Mitarbeiter sind, beschränken sich die personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten, auf das, was für die Verwaltung Ihrer Beziehung zu Averna erforderlich ist (z. B. die Bezahlung Ihrer Rechnungen), sowie auf Ihren Zugang zu unseren Einrichtungen und Informationssystemen. 

      Averna wird Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke verarbeiten, für die sie erhoben wurden, oder um den gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, die für uns als Ihr Arbeitgeber gelten. Wenn Averna Ihre personenbezogenen Daten für einen Zweck verarbeiten muss, der nicht mit Ihrer Beschäftigung bei uns zusammenhängt, werden Sie davon in Kenntnis gesetzt, und wir werden, falls dies gesetzlich vorgeschrieben ist, Ihre Zustimmung einholen, bevor wir fortfahren. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihr Wissen oder Ihre Zustimmung nur dann verwenden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.  

      3. Weitergabe und Offenlegung von personenbezogenen Daten 

      Averna wird Ihre persönlichen Daten nur in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie an Dritte weitergeben. 

      Averna darf Ihre personenbezogenen Daten an Auftragnehmer, benannte Vertreter, Drittdienstleister oder andere Mitarbeiter von Averna weitergeben, die sich außerhalb Ihrer Gerichtsbarkeit befinden und uns bei der Erfüllung Ihres Arbeitsvertrags mit uns unterstützen. Für die Zwecke dieser Richtlinie zählen zu den Drittdienstleistern unter anderem Lohnbuchhalter, Rentenverwalter, Mobilitätsanbieter für Arbeitsgenehmigungen/Visa, Steuerspezialisten und Anbieter von Sozialleistungen. 

      Um Ihre persönlichen Daten während dieser Übertragungen zu schützen, verlangt Averna in schriftlichen Verträgen mit unseren Drittdienstleistern die Umsetzung zufriedenstellender Sicherheitsmaßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes. Wir gestatten unseren Drittdienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für andere als die von Averna ausdrücklich angegebenen Zwecke oder Anweisungen zu verwenden.  

      Averna kann Ihre personenbezogenen Daten auch für die folgenden zusätzlichen Zwecke offenlegen, sofern dies nach geltendem Recht zulässig oder erforderlich ist: 

      • Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen oder gültiger rechtlicher Verfahren, wie Gerichtsverfahren und Gerichtsbeschlüsse. 
      • Antworten an staatliche Stellen. 
      • Einholung von Ratschlägen von externen Anwälten, Wirtschaftsprüfern oder anderen Fachleuten. 
      • Zwecke der Sicherheit und Gefahrenabwehr. 
      • Wenn es in unserem berechtigten Interesse liegt, dies zu tun, z. B. gegenüber einem potenziellen Käufer von Averna oder gegenüber staatlichen Stellen. 
      • Für andere Zwecke mit Ihrer Zustimmung, wenn eine solche Zustimmung gesetzlich vorgeschrieben ist.  

      In allen Fällen stellt Averna sicher, dass angemessene Schritte unternommen werden, um die Offenlegung Ihrer persönlichen Daten auf das für die jeweiligen Zwecke und Umstände erforderliche Minimum zu beschränken.   

      4. Grenzüberschreitende und internationale Datenübertragungen 

      Averna ist weltweit tätig. Daher können Ihre personenbezogenen Daten in andere Länder als das Land, in dem sie ursprünglich erhoben wurden, übermittelt werden. In diesen Ländern gelten möglicherweise andere Datenschutzanforderungen als in Ihrem Land. Bei der grenzüberschreitenden Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ergreift Averna geeignete Maßnahmen, um die für solche Übermittlungen geltenden Datenschutzgesetze einzuhalten. 

      5. Sicherheit und Aufbewahrung von Daten 

      Averna unternimmt angemessene Anstrengungen, um ein Sicherheitsniveau sicherzustellen, das dem mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verbundenen Risiko angemessen ist. Wir treffen angemessene physische, technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um die unter diese Richtlinie fallenden personenbezogenen Daten vor versehentlichem Verlust und unbefugtem Zugriff, unbefugter Nutzung, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Darüber hinaus stellt Averna sicher, dass der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und Dritte beschränkt ist, die eine legitime geschäftliche Notwendigkeit für diesen Zugriff haben. 

      Averna führt keine Profilingaktivitäten durch und trifft keine Entscheidungen in Bezug auf Sie mithilfe automatisierter Mittel. 

      Um uns beim Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu helfen, empfehlen wir Ihnen, Ihre lokale Averna-Geschäftseinheit über Änderungen Ihrer personenbezogenen Daten während Ihrer Beschäftigung bei uns zu informieren. Wir empfehlen Ihnen außerdem, die Empfehlungen in unserer IT-Richtlinie zu befolgen, um die Passwortsicherheit zu wahren und sicherzustellen, dass Ihre Interaktionen mit den Averna-Diensten sicher bleiben.  

      Sofern nicht anderweitig zulässig oder gesetzlich vorgeschrieben, speichert Averna Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Erhebungszwecke erforderlich ist. Dazu zählen folgende Zwecke:  

      • Erfüllung unserer Anforderungen in Bezug auf Buchhaltung und Berichterstattung. 
      • Überwachung und Aufdeckung von Betrug sowie Verhinderung von Datenverlust. 
      • Einhaltung unserer gesetzlichen Verpflichtungen. 

      Unter bestimmten Umständen können Ihre persönlichen Daten anonymisiert werden; in diesem Fall werden sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht. Averna behält sich das Recht vor, solche anonymen und de-identifizierten Daten für alle rechtmäßigen Geschäftszwecke zu verwenden, ohne Sie darüber zu informieren oder Ihre Zustimmung einzuholen.  

      Nach Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses mit uns werden Ihre personenbezogenen Daten von Averna gemäß dieser Richtlinie und den geltenden Gesetzen aufbewahrt und sicher vernichtet. 

      6. Zusätzliche Datenschutzrechte 

      • Sie haben das Recht, Zugang zu den personenbezogenen Daten zu verlangen, die Averna über Sie erhebt, verwendet oder weitergibt, und das Recht, der Erhebung oder Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder deren Einschränkung zu verlangen.  
      • Wenn Sie Ihre Zustimmung zur Erhebung, Verwendung und Weitergabe Ihrer persönlichen Daten gegeben haben, haben Sie das Recht, diese Zustimmung oder eine zuvor erteilte Zustimmung zu widerrufen.  
      • Sie haben das Recht, von Averna die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese ungenau, unvollständig oder veraltet sind. 
      • Sie haben ein Recht auf Übertragung von Daten. 
      • Sie haben ferner das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Sie haben jederzeit das Recht, eine Beschwerde über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch Averna einzureichen. 

      Um Ihre Datenschutzrechte wahrzunehmen, können Sie unseren Global Data Protection Officer (DPO) per E-Mail unter   privacy@averna.com kontaktieren. 

      Wir können Sie um bestimmte Informationen bitten, die uns helfen, Ihre Identität und unsere Berechtigung zur Durchführung der von Ihnen gewünschten Änderungen zu bestätigen. Wenn Ihre personenbezogenen Daten vernichtet, gelöscht oder anonymisiert wurden oder wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, Ihnen den Zugang zu Ihren bei Averna gespeicherten personenbezogenen Daten zu verweigern, werden Sie vorbehaltlich gesetzlicher oder behördlicher Einschränkungen über die Gründe dafür informiert.  Sie können sich jederzeit an unseren DPO wenden, um Informationen über unsere Aufbewahrungspflichten und -verfahren zu erhalten. 

       7. Datenschutzbeauftragter (m/w/d) 

      FAverna hat eine weltweit zuständige Datenschutzbeauftragte benannt, die die Einhaltung dieser Richtlinie sicherstellt.  

       

      Global Data Protection Officer: Rania Hamdine (privacy@averna.com) 

      Anhang A 

      Für die Zwecke dieser Richtlinie und abhängig von der Gerichtsbarkeit, in der Sie beschäftigt sind, darf Averna die folgenden Kategorien personenbezogener Daten über Sie erfassen: 

      • Persönliche Kontaktdaten, wie Name, Titel, Adresse, Telefonnummer, Arbeitsort und E-Mail-Adresse. 
      • Angaben zur Identifizierung, wie z. B. Geschlechtsidentität, Geburtsdatum, Nationalität, Staatsangehörigkeit, Veteranen-, Minderheiten- oder Behindertenstatus sowie Kontaktinformationen für Privatadresse und Notfälle. 
      • Fotos, die bei gesellschaftlichen und betrieblichen Veranstaltungen gemacht werden. 
      • Versicherungs- und Rentenanmeldungen sowie Unterhaltsinformationen, einschließlich Familienstand, Namen von Ehepartnern und Unterhaltsberechtigten, Adressen und Geburtsdaten. 
      • Informationen zu Bewerbungen und Hintergrundprüfungen, einschließlich Lebensläufen, Referenzen und akademischen Zeugnissen, Ausbildung, Strafregisterauszügen sowie Kreditwürdigkeits- und Arbeitsgeschichte. 
      • Mobilitätsbezogene Informationen, z. B. Passdaten, Informationen zur Arbeitserlaubnis, Fahrtenbücher und Führerscheindaten. 
      • Vergütungsinformationen, einschließlich Bankverbindung, Sozialversicherungs-/Versicherungsnummer (oder Entsprechendes), Gehalt, Zusatzleistungen und Leistungsverlauf.  
      • Ggf. Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft. 
      • Beschäftigungsunterlagen, einschließlich Abwesenheitszeiten, Unterbringungsbedarf, Mitgliedschaften in Berufsverbänden, Referenzen, Arbeitsgeschichte und Nachweis der Arbeitsberechtigung. 
      • Fotos oder Videos. 
      • Sonstige personenbezogene Daten von Mitarbeitern, die für die Verwaltung Ihres Beschäftigungsverhältnisses mit Averna erforderlich sind.