SIGNALEZ UN PROBLÈME

Averna est soucieuse de promouvoir une culture de fiabilité et de responsabilité au travail et avec les membres de sa communauté. Si vous voyez quelque chose, que vous soyez un employé ou un partenaire d’affaires, vous avez le droit et la responsabilité d’en parler.

La dénonciation est axée sur la divulgation de fautes dans l'intérêt du public et de l'intégrité de l'organisation. Les plaintes, quant à elles, sont généralement axées sur la résolution de problèmes individuels ou interpersonnels sur le lieu de travail. Nos mécanismes de dénonciation et de traitement des plaintes sont également gouvernés par notre Politique de prévention et de traitement du harcèlement psychologique et de la violence à caractère sexuel au travail, qui fait partie intégrante de ceux-ci.

En somme, les processus que nous avons instaurés jouent un rôle essentiel dans le maintien de la transparence, la responsabilité et l'équité au sein des organisations.

Points de contact
Vous pouvez nous contacter en utilisant le tableau ci-dessous :

En plus de notre procédure interne de dénonciation et de plainte, Averna a également créé un canal de communication pour permettre aux employés de soulever des préoccupations même lorsqu'ils ne se sentent pas à l'aise de les signaler localement ou s'ils craignent des représailles. Vous pouvez soumettre ces préoccupations à notre président du conseil d'administration, qui est indépendant de la direction d'Averna, en envoyant un courriel à ethics@averna.com. Ce canal est anonyme du point de vue d'Averna.

En fin de compte, quelle que soit la personne à laquelle vous vous adressez, la même règle s’applique : votre signalement sera traité avec sérieux, discrétion et dans le plus grand respect de votre confidentialité et de votre bien-être, tout comme nous vous protégerons tous contre les représailles.

Averna ne prend pas les représailles à la légère – tout collègue qui se livre ou participe à des représailles et/ou qui décourage un autre collègue de faire un signalement ou de demander de l'aide fera l'objet de mesures disciplinaires.

Dénonciation ou plainte concernant un collègue

Nous comprenons et apprécions votre souci du bien-être de vos collègues. Nous nous efforçons de traiter les questions juridiques ou de conformité en tenant véritablement compte de leur impact sur l'individu. C'est pourquoi nous nous efforcerons toujours de combler les lacunes juridiques et de conformité, et non d'attribuer des responsabilités. Nous sommes là pour aider et guider, pas pour surveiller ou faire honte.

Vous nous aidez à faire en sorte qu'Averna fonctionne de manière éthique et responsable – nous nous engageons à faire preuve du même sens de l'éthique et de la responsabilité lorsque nous traitons vos dénonciations. Vous nous faites confiance et nous vous faisons confiance.

Structure de la procédure de dénonciation et de traitement des plaintes 

La réception de votre dénonciation ou de votre plainte par le point de contact que vous avez choisi déclenche un processus diligent qui met l'accent sur une documentation soignée et sécurisée, une communication pleine de tact avec les parties concernées et des actions de suivi appropriées pour résoudre le problème et éviter qu'il ne se reproduise. 

En général, vous pouvez vous attendre à ce que les étapes suivantes se déroulent après le dépôt d'une plainte :
1.    Dans les 24 heures suivant l'envoi de votre plainte, vous recevrez un accusé de réception par courrier électronique crypté.
2.    Dans les 72 heures suivant l'accusé de réception, votre plainte sera transmise de manière confidentielle aux employés chargés de l'évaluer et de l'enquêter sur la base du « besoin absolu d'être informé ». Sauf dans les cas où nous avons une obligation légale ou opérationnelle de divulguer votre identité, votre plainte restera anonyme pendant toute la durée du transfert.
3.    Après une évaluation diligente de votre plainte et des questions qu'elle soulève, nous élaborerons un plan de résolution adéquat en collaboration avec vous. Ce plan vous sera soumis dans un délai maximal de trois (3) mois.
4.    Si vous acceptez le plan de résolution, nous procéderons à sa mise en œuvre d'une manière qui respecte votre vie privée et qui ne permette pas de vous identifier. 
5.    Pendant et après la mise en œuvre du plan de résolution, nous assurerons un contrôle continu et un suivi si nécessaire.
6.    Enfin, si la nature de votre plainte ou les risques signalés l'exigent, nous mettrons en place les mécanismes appropriés à l'échelle de l'entreprise (tels que des formations ciblées ou de nouvelles politiques) afin d'empêcher ou de limiter la possibilité d'une récurrence.

Les étapes 3 à 5 peuvent prendre chacune entre quelques jours et quelques semaines en fonction de la nature de la plainte et de sa portée, tandis que l'étape 6 peut nécessiter jusqu'à quelques mois, en fonction du mécanisme mis en œuvre. Dans tous les cas, votre plainte restera une de nos priorités. 

À tout moment au courant du processus, sentez-vous à l'aise de soulever toutes autres questions ou préoccupations que vous pourriez avoir. Notez toutefois que cela peut avoir une incidence sur le calendrier de la procédure.

Appel d’un plan de résolution

Si vous n'acceptez pas le plan de résolution proposé, vous avez la possibilité d'y faire appel en nous communiquant votre refus par le canal de communication utilisé tout au long de la procédure de règlement des griefs. Un recours déclenchera immédiatement un réexamen du plan de résolution, auquel cas nous travaillerons ensemble jusqu'à ce que nous parvenions à une solution satisfaisante pour tous.

Faire appel d'un plan de résolution peut augmenter le temps de traitement de votre plainte.

Retrait de la plainte

Bien que nous fassions de notre mieux pour adapter notre approche de résolution au contexte de votre plainte et pour répondre à vos besoins tout au long de la procédure, il se peut qu'il ne soit pas possible ou approprié de retirer votre plainte en raison de la gravité ou de l'importance de la question soulevée. 

Avant de signaler ou de dénoncer une situation, n'oubliez pas qu'une fois qu'une plainte a été déposée, il peut être nécessaire de la traiter ou de l'examiner, même si l'on change d'avis ou si l'on souhaite se rétracter, en particulier si elle porte sur des questions d'ordre juridique ou éthique.

Évaluation et amélioration continue

Notre procédure de dénonciation et de règlement des griefs fait l'objet d'évaluations au moins une fois tous les 12 mois et sur une base ad hoc. Cette responsabilité est partagée par notre équipe juridique, les cadres concernés et le conseil d'administration. 

Les évaluations se concentrent sur les aspects et les paramètres identifiés dans le tableau ci-dessous, qui n'est pas exhaustif.