従業員および外部契約者のためのグローバルプライバシーポリシー

最終更新日2023年8月

従業員および外部契約者のためのグローバルプライバシーポリシー

Avernaは、雇用者として、雇用中および雇用後のお客様の個人データのプライバシーとセキュリティの保護に努めています。本個人情報保護方針（以下、「本方針」）では、Avernaが従業員または社外労働者として収集するお客様の個人データ、当社の個人情報保護慣行、およびお客様の個人情報に関する権利と選択肢を行使するための当社への連絡方法について説明します。あなたが採用候補者である場合は、当社の候補者プライバシーポリシー.

当社は、適用される法律により別段の定めがある場合を除き、本ポリシーに従ってのみお客様の個人データを使用します。当社は、お客様について収集した個人データが正確であり、適切であり、限られた目的のために使用されるように努めています。

アヴェルナは、本ポリシーをいつでも必要に応じて更新する権利を留保します。本ポリシーを定期的に確認することをお勧めします。

定義

Averna」、「雇用主」、「当社」、「当社の」または「当社」とは、本プライバシーポリシーに基づく個人データの収集および使用に責任を負うAvernaの事業体を意味します。事業体は、お客様の雇用管轄によって異なります。

「個人データ」とは、お客様個人に関するあらゆる情報を意味します。特定の個人に関連付けられない匿名データまたは非特定データ、および業務上の連絡先や役職は除きます。あなたの雇用者として、当社は付録Aで特定された個人データのカテゴリーを収集、保存、使用することがあります。

アヴェルナとの関係に応じて、「あなた」は「従業員」または「社外労働者」を意味します：

「従業員」には、Avernaの現従業員および元従業員が含まれます。
「社外労働者」とは、Avernaに雇用されていないが、Avernaの施設および/または企業ネットワークにアクセスできる労働者を指します。これには、派遣社員、外注スタッフ、請負業者、ビジネスゲストなどが含まれます。

2.個人情報の収集と利用

当社の事業運営において当社が処理するお客様の個人データの性質およびその収集目的は、お客様の法域およびお客様と当社との雇用関係によって変わる場合があります。

お客様が従業員である場合、お客様の個人データは、アヴェルナとの雇用契約の履行に向けて収集・利用されます。これには、給与および社会的給付の管理、トレーニングの提供、専門的能力開発の評価などが含まれますが、これらに限定されるものではありません。また、当社は、健康および保険給付の提供、その他関連する目的のために必要な場合、お客様の扶養家族、受給者、その他お客様の雇用に関連する個人に関する個人データを処理することがあります。

Avernaは、雇用関係期間中、従業員の写真をソーシャルメディア、会社のウェブサイト、その他のグラフィックメディアを含むマーケティング資料で使用することがあります。

お客様が元従業員である場合、お客様に関する個人データは主に法令遵守の目的で処理されます。

お客様が社外労働者の場合、当社が処理するお客様の個人データは、お客様とアヴェルナとの関係を管理するために必要なもの（請求書の支払いなど）、および当社の施設や情報システムへのアクセスに限定されます。

Avernaは、収集された目的、またはお客様の雇用主である当社に適用される法的義務を遵守する目的でのみ、お客様の個人データを処理します。Avernaが、当社での雇用に関連しない目的でお客様の個人データを処理する必要がある場合は、お客様に通知し、法律で義務付けられている場合は、処理を進める前にお客様の同意を求めます。当社は、適用される法律で義務付けられている場合に限り、お客様の認識または同意なしにお客様の個人情報を使用します。

3.個人データの共有と開示

アヴェルナは、本ポリシーに従ってのみ、お客様の個人データを第三者に開示します。

Avernaは、お客様の個人データを以下に開示する場合があります。請負業者、指定代理店、第三者サービスプロバイダー、またはお客様の法域外に所在し、お客様の雇用契約の履行を支援するAvernaのその他の従業員。に開示することがあります。本ポリシーにおいて第三者サービスプロバイダーには、給与処理業者、年金管理業者、就労許可証/ビザのモビリティプロバイダー、税務スペシャリスト、福利厚生プロバイダーが含まれますが、これらに限定されません。

これらの転送中にお客様の個人データを保護するため、Avernaは、第三者サービスプロバイダーとの書面による契約を通じて、データプライバシーを確保するための十分なセキュリティ対策の実施を義務付けています。当社は、当社の第三者サービスプロバイダーが、Avernaから明示的に与えられた目的または指示以外にお客様の個人データを使用することを許可しません。

また、Avernaは、適用される法律により許可または要求される場合、以下の追加目的のためにお客様の個人データを開示することがあります：

司法手続きや裁判所の命令など、法的義務または有効な法的手続きの遵守。
規制機関への対応
外部の弁護士、監査役、その他の専門家に助言を求めること。
安全およびセキュリティ目的。

アヴェルナの買い手候補や政府関連機関など、当社の正当な利益に適う場合。
法律により同意が必要とされる場合、お客様の同意を得たその他の目的。

すべての場合において、Avernaは、お客様の個人データの開示を、適用される目的および状況において必要最小限に制限するための合理的な措置を講じることを保証します。

4.クロスボーダーおよび国際データ転送

Avernaはグローバルに事業を展開しています。そのため、お客様の個人データは、お客様の個人データが最初に収集された国以外の国に転送される場合があります。これらの国では、お客様の国とは異なるデータ保護要件が適用される場合があります。国境を越えてお客様の個人データを転送する場合、Avernaはかかる転送に適用されるデータプライバシー法を遵守するための適切な措置を講じます。

5.データのセキュリティと保持

Avernaは、お客様の個人データの処理に関連するリスクに適切なレベルのセキュリティを提供するために合理的な努力を払います。当社は、本ポリシーの対象となる個人データを、偶発的な紛失や不正アクセス、不正使用、不正改ざん、不正開示から保護するための適切な物理的、技術的、組織的セキュリティ対策を維持しています。さらに、アヴェルナは、お客様の個人データへのアクセスを、正当な業務上の必要性がある従業員、代理人、請負業者、および第三者に限定しています。

アヴェルナは、プロファイリング活動を実施せず、自動化された手段によってお客様に関する決定を行いません。

お客様の個人データを保護するため、当社での雇用期間中、お客様の個人データの変更について、最寄りのAverna事業体に通知することをお勧めします。また、パスワードのセキュリティを維持し、Avernaのサービスとのやり取りを安全に保つために、当社のITポリシーに記載されている推奨事項に従うことをお勧めします。

法律で許可または要求された場合を除き、アヴェルナはお客様の以下の個人データのみを保持します。個人データを含む収集目的を果たすために必要な期間のみ保持します：

当社の会計または報告要件を遵守するため
不正の監視、検出、および損失防止活動を可能にする。
当社の法的義務を遵守するため

特定の状況下では、お客様の個人データが匿名化されることがあり、その場合、その個人データはお客様と関連づけられなくなります。アヴェルナは、このような匿名化および非識別化されたデータを、お客様への通知やお客様の同意を得ることなく、合法的な事業目的のために使用する権利を留保します。

当社との雇用関係が終了した場合、お客様の個人データは、本ポリシーおよび適用される法律に従い、Avernaにより保管され、安全に破棄されます。

6.その他のデータプライバシー権

お客様は、アヴェルナがお客様について収集、使用、または移転する個人データへのアクセスを要求する権利、およびお客様の個人データの収集または処理に異議を唱える権利、またはその制限を要求する権利を有します。

お客様が個人データの収集、使用、移転に同意した場合、お客様はかかる同意または以前にアヴェルナに与えた同意を撤回する権利を有します。
お客様は、アヴェルナに対し、不正確、不完全、または古くなったお客様の個人データの修正または消去を要求する権利を有します。
お客様にはデータポータビリティの権利があります。
お客様はさらに、お客様の個人データの処理を制限するよう要求する権利を有します。お客様はいつでも、アヴェルナによるお客様の個人データの収集および使用に関して苦情を申し立てる権利を有します。

お客様のプライバシー権を行使するためには、当社のグローバルデータ保護責任者（DPO）に電子メールでご連絡ください。 [email protected] までご連絡ください。.

当社は、ご本人であること、およびご要望の変更を行う当社の能力を確認するために、お客様から特定の情報をご提供いただく場合があります。お客様の個人データが破棄、消去、または匿名化された場合、または法律によりアヴェルナが保有するお客様の個人データへのアクセスを拒否することが義務付けられている場合は、法律上または規制上の制限に従って、その理由をお知らせします。お客様はいつでも、当社のDPOに連絡して、当社の保持義務および慣行に関する情報を得ることができます。

7.データ保護責任者

Avernaは、本ポリシーの遵守を徹底するため、グローバルデータ保護責任者を任命しました。

グローバルデータ保護オフィサーラニア・ハムディン ([メール］)

付録A

本ポリシーの目的のため、またお客様の雇用管轄地によっては、Avernaはお客様に関する以下のカテゴリーの個人データを収集することがあります：