懸念を報告する

内部告発および苦情処理プロセスの構造 

あなたが選んだ連絡先が内部告発または苦情を受理すると、慎重かつ安全な文書化、関係者との機転を利かせたコミュニケーション、問題に対処し再発を防止するための適切なフォローアップ措置に重点を置いた、勤勉なプロセスが開始されます。

1.苦情の提出から24時間以内に、暗号化された電子メールを通じて苦情の受領通知を受け取ります。
2.受領通知から72時間以内に、「絶対に知らせる必要がある」ベースで、苦情の評価および調査に関連する従業員に秘密裏に苦情が転送されます。
3. 苦情とそれに関連する事項を真摯に評価した後、お客様の協力を得て適切な解決計画を策定します。
4. お客様が解決策を受け入れた場合、当社はお客様のプライバシーを尊重し、個人を特定できない方法でその実施を進めます。
5.
6.最後に、お客様の苦情の性質や指摘されたリスクによって必要な場合、再発を防止または可能性を制限するために、適切な全社的な仕組み（的を絞った研修や新たな方針など）を導入します。

ステップ3から5までは、苦情の内容や範囲によって数日から数週間かかる場合があり、ステップ6は、実施するメカニズムによって数ヶ月かかる場合があります。どのような場合でも、お客様の苦情は当社の優先事項の上位に位置します。 

プロセスのどの時点でも、追加的な問題や懸念事項があれば遠慮なくお申し出ください。ただし、そうすることでプロセスのスケジュールに影響を与える可能性があることにご注意ください。

解決計画への異議申し立て

私たちが提案した解決策を受け入れない場合、苦情処理プロセスを通じて使用されるコミュニケーション・チャネルを通じて私たちに拒否の意思を伝えることで、その解決策に異議を申し立てる可能性があります。この場合、私たちは、私たち全員が満足できる代替案に達するまで協力します。

解決策を不服とする場合、苦情処理時間が長くなる可能性があります。

苦情撤回

私たちは、あなたの苦情の文脈に合わせた解決アプローチを採用し、プロセス全体を通してあなたのニーズに対応するために最善を尽くすよう努めますが、提起された問題の重大性や重要性により、苦情を取り下げることが実行不可能または適切でない場合があります。 

報告または内部告発を行う前に、特に法的または倫理的に重要な問題に関わる場合、一旦苦情が寄せられると、その後の心境の変化や撤回の希望に関わらず、対応または調査が必要となる場合があることを心に留めておいてください。

評価と継続的改善

私たちの内部告発および苦情処理プロセスは、少なくとも12カ月に1回、また臨時に評価されます。この責任は、法務チーム、関連役員、取締役会が分担します。

評価は、以下の表で特定された側面と指標に焦点を当てる。