Cập nhật lần cuối: Tháng 8 năm 2023
Chính sách bảo mật toàn cầu của Averna dành cho nhân viên và nhà thầu bên ngoài
Với tư cách là người sử dụng lao động của bạn, Averna cam kết bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật Dữ liệu cá nhân của bạn trong và sau khi bạn làm việc. Chính sách bảo mật này (“Chính sách”) mô tả Dữ liệu cá nhân mà Averna thu thập về bạn với tư cách là nhân viên hoặc người lao động bên ngoài, các hoạt động bảo mật của chúng tôi và cách bạn có thể liên hệ với chúng tôi để thực hiện các quyền và lựa chọn về quyền riêng tư của mình. Nếu bạn là ứng viên xin việc, vui lòng tham khảo Chính sách bảo mật của ứng viên .
Chúng tôi sẽ chỉ sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn theo Chính sách này, trừ khi luật hiện hành yêu cầu khác. Chúng tôi cam kết đảm bảo rằng Dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập về bạn là chính xác, có liên quan và được sử dụng cho các mục đích hạn chế.
Averna có quyền cập nhật Chính sách này bất kỳ lúc nào và khi cần thiết. Chúng tôi khuyến khích bạn xem lại Chính sách này định kỳ.
- Định nghĩa
“Averna”, “người sử dụng lao động”, “chúng tôi”, “của chúng tôi” hoặc “chúng tôi'' có nghĩa là thực thể Averna chịu trách nhiệm thu thập và sử dụng Dữ liệu cá nhân theo Chính sách bảo mật này. Thực thể khác nhau tùy thuộc vào khu vực pháp lý nơi bạn làm việc.
“Dữ liệu cá nhân” có nghĩa là bất kỳ thông tin nào về bạn với tư cách là một cá nhân. Nó không bao gồm dữ liệu ẩn danh hoặc dữ liệu không xác định danh tính không liên quan đến một cá nhân cụ thể, cũng như thông tin liên hệ kinh doanh và chức danh công việc. Với tư cách là người sử dụng lao động của bạn, chúng tôi có thể thu thập, lưu trữ và sử dụng các loại Dữ liệu cá nhân được xác định trong Phụ lục A.
Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với Averna, “bạn” có nghĩa là “Nhân viên” hoặc “Người lao động bên ngoài”:
- “Nhân viên” bao gồm những nhân viên hiện tại và trước đây của Averna.
- “Người lao động bên ngoài” là những người lao động không được Averna tuyển dụng nhưng có thể tiếp cận các cơ sở của Averna và/hoặc mạng lưới công ty của công ty. Bao gồm người lao động tạm thời của công ty, nhân viên thuê ngoài, nhà thầu và khách doanh nghiệp.
2. Thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân
Bản chất Dữ liệu cá nhân mà chúng tôi xử lý về bạn trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình và mục đích thu thập dữ liệu có thể thay đổi tùy thuộc vào khu vực pháp lý và mối quan hệ lao động của bạn với Averna.
Nếu bạn là Nhân viên, Dữ liệu Cá nhân của bạn được thu thập và sử dụng để thực hiện hợp đồng lao động của bạn với Averna. Các ví dụ bao gồm, nhưng không giới hạn ở, quản lý bảng lương và phúc lợi xã hội của bạn, cung cấp cho bạn đào tạo và đánh giá sự phát triển chuyên môn của bạn. Chúng tôi cũng có thể xử lý Dữ liệu Cá nhân về người phụ thuộc, người thụ hưởng và những cá nhân khác có liên quan đến việc làm của bạn, khi cần thiết để cung cấp các phúc lợi y tế và bảo hiểm, và các mục đích liên quan khác.
Averna có thể sử dụng ảnh của Nhân viên trong các tài liệu tiếp thị bao gồm mạng xã hội, trang web công ty và các phương tiện đồ họa khác trong suốt thời gian làm việc.
Nếu bạn là cựu Nhân viên, Dữ liệu cá nhân của bạn chủ yếu được xử lý cho mục đích tuân thủ pháp luật.
Nếu bạn là Nhân viên bên ngoài, Dữ liệu cá nhân mà chúng tôi xử lý về bạn sẽ chỉ giới hạn ở những thông tin cần thiết để quản lý mối quan hệ của bạn với Averna (ví dụ: thanh toán hóa đơn) cũng như quyền truy cập của bạn vào các cơ sở và hệ thống thông tin của chúng tôi.
Averna sẽ chỉ xử lý Dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích mà dữ liệu được thu thập hoặc để tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý áp dụng cho chúng tôi với tư cách là người sử dụng lao động của bạn. Nếu Averna cần xử lý Dữ liệu cá nhân của bạn cho một mục đích không liên quan đến việc làm của bạn với chúng tôi, bạn sẽ được thông báo và nếu luật pháp yêu cầu, chúng tôi sẽ tìm kiếm sự đồng ý của bạn trước khi tiến hành. Chúng tôi sẽ sử dụng thông tin cá nhân của bạn mà không cần sự hiểu biết hoặc sự đồng ý của bạn chỉ khi luật hiện hành yêu cầu.
3. Chia sẻ và Tiết lộ Dữ liệu Cá nhân
Averna sẽ chỉ tiết lộ Dữ liệu cá nhân của bạn cho bên thứ ba theo Chính sách này.
Averna có thể tiết lộ Dữ liệu cá nhân của bạn cho các nhà thầu, đại lý được chỉ định, nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba hoặc các nhân viên khác của Averna nằm ngoài phạm vi quyền hạn của bạn hỗ trợ chúng tôi thực hiện hợp đồng lao động với chúng tôi. Đối với mục đích của Chính sách này, các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba bao gồm, nhưng không giới hạn ở, bộ xử lý bảng lương, quản trị viên lương hưu, nhà cung cấp dịch vụ di động cho giấy phép lao động/thị thực, chuyên gia thuế và nhà cung cấp phúc lợi.
Để bảo vệ Dữ liệu cá nhân của bạn trong quá trình chuyển giao này, Averna yêu cầu, thông qua hợp đồng bằng văn bản với các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba của chúng tôi, việc thực hiện các biện pháp bảo mật thỏa đáng để đảm bảo quyền riêng tư dữ liệu. Chúng tôi không cho phép các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba của chúng tôi sử dụng Dữ liệu cá nhân của bạn ngoài các mục đích hoặc hướng dẫn được Averna đưa ra rõ ràng.
Averna cũng có thể tiết lộ Dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích bổ sung sau đây, khi được pháp luật hiện hành cho phép hoặc yêu cầu:
- Tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý hoặc các quy trình pháp lý hợp lệ, chẳng hạn như thủ tục tư pháp và lệnh của tòa án.
- Phản hồi cho các cơ quan quản lý.
- Để tìm lời khuyên từ luật sư, kiểm toán viên hoặc các chuyên gia bên ngoài.
- Mục đích an toàn và bảo mật.
- Khi chúng tôi có lợi ích hợp pháp để làm như vậy, chẳng hạn như với người mua tiềm năng của Averna hoặc với các cơ quan liên quan đến chính phủ.
- Cho các mục đích khác khi có sự đồng ý của bạn, trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải có sự đồng ý đó.
Trong mọi trường hợp, Averna đảm bảo sẽ thực hiện các bước hợp lý để hạn chế việc tiết lộ Dữ liệu cá nhân của bạn ở mức tối thiểu cần thiết cho các mục đích và hoàn cảnh áp dụng.
4. Chuyển dữ liệu xuyên biên giới và quốc tế
Averna hoạt động trên toàn cầu. Do đó, Dữ liệu cá nhân của bạn có thể được chuyển đến các quốc gia khác ngoài quốc gia của bạn, bên ngoài quốc gia nơi Dữ liệu cá nhân của bạn được thu thập ban đầu. Các quốc gia này có thể có các yêu cầu bảo vệ dữ liệu khác với quốc gia của bạn. Khi chuyển Dữ liệu cá nhân của bạn qua biên giới, Averna sẽ thực hiện các biện pháp thích hợp để tuân thủ luật bảo mật dữ liệu áp dụng cho các lần chuyển giao đó.
5. Bảo mật và lưu giữ dữ liệu
Averna nỗ lực hợp lý để cung cấp mức độ bảo mật phù hợp với rủi ro liên quan đến việc xử lý Dữ liệu cá nhân của bạn. Chúng tôi duy trì các biện pháp bảo mật vật lý, kỹ thuật và tổ chức phù hợp được thiết kế để bảo vệ Dữ liệu cá nhân được Chính sách này bảo vệ khỏi mất mát ngẫu nhiên và truy cập, sử dụng, thay đổi hoặc tiết lộ trái phép. Ngoài ra, Averna đảm bảo rằng quyền truy cập vào Dữ liệu cá nhân của bạn chỉ giới hạn cho nhân viên, đại lý, nhà thầu và bên thứ ba có nhu cầu kinh doanh hợp pháp đối với quyền truy cập đó.
Averna không thực hiện các hoạt động lập hồ sơ và không đưa ra quyết định liên quan đến bạn bằng các phương tiện tự động.
Để giúp chúng tôi bảo vệ Dữ liệu cá nhân của bạn, chúng tôi khuyến khích bạn thông báo cho đơn vị Averna tại địa phương của bạn về những thay đổi đối với Dữ liệu cá nhân của bạn trong suốt thời gian bạn làm việc với chúng tôi. Chúng tôi cũng khuyến khích bạn làm theo các khuyến nghị được nêu trong chính sách CNTT của chúng tôi để bảo vệ an ninh mật khẩu và đảm bảo rằng các tương tác của bạn với các dịch vụ của Averna vẫn an toàn.
Trừ khi được pháp luật cho phép hoặc yêu cầu khác, Averna sẽ chỉ lưu giữ Dữ liệu cá nhân của bạn trong thời gian cần thiết để thực hiện mục đích thu thập, bao gồm:
- để tuân thủ các yêu cầu về kế toán hoặc báo cáo của chúng tôi.
- để cho phép giám sát gian lận, phát hiện và ngăn ngừa mất mát.
- để tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi.
Trong một số trường hợp nhất định, Dữ liệu cá nhân của bạn có thể được ẩn danh, trong trường hợp đó, dữ liệu sẽ không còn liên quan đến bạn nữa. Averna có quyền sử dụng dữ liệu ẩn danh và không nhận dạng đó cho bất kỳ mục đích kinh doanh hợp pháp nào mà không cần thông báo thêm cho bạn hoặc sự đồng ý của bạn.
Sau khi chấm dứt mối quan hệ lao động với chúng tôi, Dữ liệu cá nhân của bạn sẽ được Averna lưu giữ và hủy một cách an toàn theo Chính sách này và luật hiện hành.
6. Quyền riêng tư dữ liệu bổ sung
- Bạn có quyền yêu cầu truy cập Dữ liệu cá nhân mà Averna thu thập, sử dụng hoặc chuyển giao về bạn và quyền phản đối việc thu thập hoặc xử lý Dữ liệu cá nhân của bạn hoặc yêu cầu hạn chế việc thu thập hoặc xử lý.
- Trong trường hợp bạn đã đồng ý cho phép thu thập, sử dụng và chuyển giao Dữ liệu cá nhân của mình, bạn có quyền rút lại sự đồng ý đó hoặc bất kỳ sự đồng ý nào đã đưa ra trước đó cho Averna.
- Bạn có quyền yêu cầu Averna chỉnh sửa hoặc xóa Dữ liệu cá nhân của bạn nếu dữ liệu đó không chính xác, không đầy đủ hoặc đã lỗi thời.
- Bạn có quyền chuyển dữ liệu.
- Bạn cũng có quyền yêu cầu hạn chế việc xử lý Dữ liệu cá nhân của bạn. Bất cứ lúc nào, bạn cũng có quyền nộp đơn khiếu nại về việc thu thập và sử dụng Dữ liệu cá nhân của bạn bởi Averna.
Để thực hiện quyền riêng tư của mình, bạn có thể liên hệ với Cán bộ Bảo vệ Dữ liệu Toàn cầu (DPO) của chúng tôi qua email tại [email protected] .
Chúng tôi có thể yêu cầu thông tin cụ thể từ bạn để giúp chúng tôi xác nhận danh tính của bạn và khả năng thực hiện các thay đổi theo yêu cầu của bạn. Trong trường hợp Dữ liệu cá nhân của bạn đã bị hủy, xóa hoặc ẩn danh hoặc trong trường hợp chúng tôi được pháp luật yêu cầu từ chối cho bạn truy cập vào Dữ liệu cá nhân của bạn do Averna nắm giữ, bạn sẽ được thông báo về lý do tại sao, tùy thuộc vào bất kỳ hạn chế pháp lý hoặc quy định nào. Bạn có thể liên hệ với DPO của chúng tôi bất cứ lúc nào để biết thông tin về nghĩa vụ và thông lệ lưu giữ thông tin của chúng tôi.
7. Cán bộ bảo vệ dữ liệu
Averna đã bổ nhiệm một Cán bộ Bảo vệ Dữ liệu Toàn cầu để đảm bảo tuân thủ Chính sách này.
Cán bộ bảo vệ dữ liệu toàn cầu: Rania Hamdine ( [email protected] )
Phụ lục A
Cho mục đích của Chính sách này và tùy thuộc vào khu vực pháp lý nơi bạn làm việc, Averna có thể thu thập các loại Dữ liệu cá nhân sau đây về bạn:
- Thông tin liên lạc cá nhân, chẳng hạn như tên, chức danh, địa chỉ, số điện thoại, nơi làm việc và địa chỉ email.
- Thông tin nhận dạng, chẳng hạn như giới tính, ngày sinh, quốc tịch, quyền công dân, tình trạng cựu chiến binh, dân tộc thiểu số hoặc khuyết tật, cũng như thông tin liên lạc tại nhà và trong trường hợp khẩn cấp.
- Ảnh chụp trong các sự kiện xã hội và công ty.
- Đăng ký bảo hiểm và lương hưu, cũng như thông tin cấp dưỡng, bao gồm tình trạng hôn nhân, tên vợ/chồng và người phụ thuộc, địa chỉ và ngày sinh.
- Thông tin xin việc và kiểm tra lý lịch, bao gồm sơ yếu lý lịch, thông tin tham khảo và hồ sơ học tập, đào tạo, hồ sơ phạm tội, lịch sử tín dụng và công việc.
- Thông tin liên quan đến khả năng di chuyển, chẳng hạn như thông tin hộ chiếu, thông tin giấy phép lao động, hồ sơ lái xe và thông tin giấy phép lái xe.
- Thông tin bồi thường, bao gồm thông tin tài khoản ngân hàng, số an sinh xã hội/bảo hiểm (hoặc tương đương), tiền lương, phúc lợi và lịch sử làm việc.
- Tư cách thành viên công đoàn nếu có.
- Hồ sơ việc làm, bao gồm thời gian nghỉ phép, nhu cầu chỗ ở, tư cách thành viên chuyên môn, người giới thiệu, lịch sử làm việc và bằng chứng đủ điều kiện làm việc.
- Ảnh chụp hoặc video.
- Bất kỳ dữ liệu cá nhân nào khác của nhân viên cần thiết cho mục đích quản lý mối quan hệ lao động của bạn với Averna.
