Cập nhật lần cuối: Tháng 6 năm 2024

      Báo cáo mối quan tâm 

      Averna cam kết thúc đẩy văn hóa đáng tin cậy và có trách nhiệm tại nơi làm việc cũng như với những người khác. Nếu bạn thấy điều gì đó, dù bạn là nhân viên hay đối tác kinh doanh, bạn đều có quyền và trách nhiệm phải lên tiếng. 

      Hoạt động tố giác tập trung vào việc tiết lộ hành vi sai trái vì lợi ích của công chúng và tính toàn vẹn của tổ chức. Mặt khác, khiếu nại (hoặc khiếu nại) thường tập trung vào việc giải quyết các vấn đề cá nhân hoặc giữa các cá nhân trong môi trường làm việc. Cơ chế tố giác và khiếu nại của chúng tôi cũng được điều chỉnh bởi, và là một phần không thể thiếu trong, chính sách của chúng tôi về việc ngăn ngừa và giải quyết quấy rối tâm lý và bạo lực tình dục tại nơi làm việc.

      Cả hai quá trình đều rất quan trọng để duy trì tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và công bằng trong các tổ chức.

      Điểm liên hệ

      Bạn có thể liên hệ với chúng tôi bằng bảng dưới đây:

      Mối quan tâm hoặc vấn đề Điểm liên lạc
      Tổng quan [email protected]
      Quyền riêng tư dữ liệu [email protected] 
      Tuân thủ pháp lý & ESG [email protected] 
        Quấy rối hoặc bạo lực tình dục   [email protected]

       

       Ngoài quy trình tố giác và khiếu nại nội bộ, Averna cũng đã tạo ra một kênh liên lạc để cho phép nhân viên nêu vấn đề ngay cả khi họ không thoải mái khi báo cáo tại địa phương hoặc nếu họ sợ bị trả thù. Bạn có thể gửi những vấn đề như vậy cho Chủ tịch Hội đồng quản trị của chúng tôi, người độc lập với ban quản lý của Averna, bằng cách gửi email đến [email protected] . Kênh này là ẩn danh theo quan điểm của Averna.

      Cuối cùng, bất kể bạn liên hệ với ai, quy tắc vẫn được áp dụng: báo cáo của bạn sẽ được xử lý nghiêm túc, kín đáo và tôn trọng tối đa tính bảo mật và sức khỏe của bạn, giống như chúng tôi sẽ bảo vệ bạn khỏi sự trả thù.

      Averna không coi nhẹ hành vi trả thù – bất kỳ đồng nghiệp nào tham gia hoặc thực hiện hành vi trả thù và/hoặc ngăn cản đồng nghiệp khác báo cáo hoặc tìm kiếm sự giúp đỡ sẽ phải đối mặt với hành động kỷ luật.

      Báo cáo về một đồng nghiệp

      Chúng tôi hiểu và trân trọng mối quan tâm của bạn đối với sức khỏe của đồng nghiệp. Chúng tôi nỗ lực giải quyết các vấn đề pháp lý hoặc tuân thủ với sự cân nhắc thực sự về tác động của chúng đối với cá nhân, đó là lý do tại sao chúng tôi sẽ luôn tập trung vào việc thu hẹp khoảng cách pháp lý và tuân thủ, chứ không phải đổ lỗi. Chúng tôi ở đây để giúp đỡ và hướng dẫn, không phải để kiểm soát hoặc làm xấu hổ

      Bạn giúp chúng tôi đảm bảo rằng Averna hoạt động có đạo đức và có trách nhiệm – chúng tôi cam kết đáp lại cảm giác đạo đức và trách nhiệm này khi xử lý các báo cáo của bạn. Bạn tin tưởng chúng tôi và chúng tôi tin tưởng bạn.

      Cấu trúc của Quy trình Tố giác và Khiếu nại 

      Việc tiếp nhận khiếu nại hoặc tố cáo của bạn từ điểm liên lạc mà bạn đã chọn sẽ kích hoạt một quy trình cần mẫn, nhấn mạnh vào việc ghi chép cẩn thận và an toàn, giao tiếp khéo léo với các bên liên quan và các hành động theo dõi thích hợp để giải quyết vấn đề và ngăn ngừa tái diễn.

      Nhìn chung, bạn có thể mong đợi các bước sau đây diễn ra sau khi gửi khiếu nại:
      1. Trong vòng 24 giờ sau khi gửi khiếu nại, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận khiếu nại của mình qua email được mã hóa.
      2. Trong vòng 72 giờ sau khi xác nhận, khiếu nại của bạn sẽ được chuyển một cách bảo mật đến các nhân viên có liên quan đến việc đánh giá và điều tra khiếu nại trên cơ sở "hoàn toàn cần được thông báo". Ngoại trừ những trường hợp chúng tôi có nghĩa vụ pháp lý hoặc hoạt động phải tiết lộ danh tính của bạn, khiếu nại của bạn sẽ được giữ ẩn danh trong suốt quá trình chuyển giao.
      3. Sau khi đánh giá cẩn thận khiếu nại của bạn và các vấn đề liên quan, chúng tôi sẽ xây dựng một kế hoạch giải quyết thỏa đáng với sự hợp tác của bạn. Kế hoạch sẽ được gửi cho bạn trong thời gian chậm trễ tối đa là ba (3) tháng.
      4. Nếu bạn chấp nhận kế hoạch giải quyết, chúng tôi sẽ tiến hành thực hiện theo cách tôn trọng quyền riêng tư của bạn và không cho phép tiết lộ danh tính của bạn.
      5. Trong và sau khi thực hiện kế hoạch giải quyết, chúng tôi sẽ đảm bảo giám sát và theo dõi liên tục khi cần thiết.
      6. Cuối cùng, nếu cần thiết do bản chất khiếu nại của bạn hoặc rủi ro được đánh dấu, chúng tôi sẽ triển khai các cơ chế phù hợp trên toàn công ty (chẳng hạn như đào tạo có mục tiêu hoặc chính sách mới) để ngăn ngừa hoặc hạn chế khả năng tái diễn.

      Mỗi bước 3 đến 5 có thể mất từ vài ngày đến vài tuần để hoàn tất tùy thuộc vào bản chất và phạm vi khiếu nại, trong khi bước 6 có thể mất tới vài tháng, tùy thuộc vào cơ chế được triển khai. Trong mọi trường hợp, khiếu nại của bạn sẽ luôn nằm trong danh sách ưu tiên của chúng tôi. 

      Tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình này, bạn nên cảm thấy hoàn toàn thoải mái khi nêu ra bất kỳ vấn đề hoặc mối quan tâm bổ sung nào mà bạn có thể có. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng việc làm như vậy có thể ảnh hưởng đến tiến độ của quá trình.

      Khiếu nại Kế hoạch Giải quyết

      Nếu bạn không chấp nhận kế hoạch giải quyết được đề xuất của chúng tôi, bạn có thể kháng cáo bằng cách thông báo cho chúng tôi về việc từ chối của bạn thông qua kênh liên lạc được sử dụng trong suốt quá trình khiếu nại. Việc kháng cáo sẽ ngay lập tức kích hoạt việc xem xét lại kế hoạch giải quyết, trong trường hợp đó, chúng tôi sẽ cùng nhau làm việc cho đến khi đạt được một giải pháp thay thế thỏa đáng cho tất cả chúng ta.

      Việc khiếu nại kế hoạch giải quyết có thể làm tăng thời gian xử lý khiếu nại của bạn.

      Rút khiếu nại

      Mặc dù chúng tôi cố gắng hết sức để điều chỉnh cách giải quyết theo bối cảnh khiếu nại của bạn và đáp ứng nhu cầu của bạn trong suốt quá trình, nhưng việc rút khiếu nại của bạn có thể không khả thi hoặc không phù hợp do tính nghiêm trọng hoặc tầm quan trọng của vấn đề được nêu ra. 

      Trước khi báo cáo hoặc tố giác, hãy nhớ rằng sau khi khiếu nại được đưa ra, khiếu nại đó có thể cần phải được giải quyết hoặc điều tra bất kể sau đó có thay đổi ý định hay mong muốn rút lại khiếu nại hay không, đặc biệt nếu khiếu nại liên quan đến các vấn đề quan trọng về mặt pháp lý hoặc đạo đức.

      Đánh giá và cải tiến liên tục

      Quy trình tố giác và khiếu nại của chúng tôi phải chịu sự đánh giá ít nhất một lần mỗi 12 tháng và theo cơ sở tạm thời. Trách nhiệm này được chia sẻ bởi nhóm pháp lý, các giám đốc điều hành có liên quan và Hội đồng quản trị của chúng tôi.

      Đánh giá tập trung vào các khía cạnh và số liệu được xác định trong bảng dưới đây, nhưng không đầy đủ. 

      Các khía cạnh Số liệu
      Tính kịp thời

      • Thời gian trung bình để xác nhận nhận được khiếu nại hoặc báo cáo của người tố giác.

      • Thời gian trung bình để điều tra và giải quyết khiếu nại hoặc báo cáo của người tố giác.

      • Tỷ lệ khiếu nại hoặc báo cáo được giải quyết trong thời hạn đã định.
      Công bằng và khách quan

      • Số lượng khiếu nại hoặc báo cáo được giải quyết có lợi cho người khiếu nại.

      • Số lượng khiếu nại hoặc báo cáo được giải quyết thông qua hòa giải hoặc trọng tài.

      • Tỷ lệ khiếu nại hoặc báo cáo trong đó quá trình điều tra được tất cả các bên liên quan coi là công bằng.

      Chất lượng độ phân giải

      • Tỷ lệ khiếu nại hoặc báo cáo mang lại kết quả thỏa đáng cho tất cả các bên liên quan.

      • Tỷ lệ tái diễn các khiếu nại hoặc báo cáo tương tự sau khi giải quyết.

      • Phản hồi từ nhân viên về hiệu quả của quá trình giải quyết.
      Tính bảo mật và ẩn danh

      • Các biện pháp được thực hiện để bảo vệ tính bảo mật của người tố giác và người khiếu nại.

      • Phản hồi từ người tố giác và người khiếu nại về mức độ tin tưởng của họ vào tính bảo mật của quy trình.
      Sự hài lòng và tin tưởng của nhân viên

      • Kết quả khảo sát nhân viên liên quan đến nhận thức của họ về cam kết của tổ chức trong việc giải quyết khiếu nại và tố cáo.

      • Mức độ tin tưởng vào ban lãnh đạo của tổ chức và bộ phận nhân sự trong việc giải quyết khiếu nại và tố cáo.

      • Tỷ lệ luân chuyển nhân viên và mối tương quan với các khiếu nại hoặc sự cố tố giác.

      Tuân thủ pháp luật

      • Số lượng khiếu nại hoặc báo cáo liên quan đến vi phạm pháp luật hoặc vấn đề tuân thủ.

      • Tỷ lệ khiếu nại hoặc báo cáo đáp ứng được các yêu cầu pháp lý về báo cáo và điều tra.

      • Kết quả của các hành động pháp lý hoặc giải quyết phát sinh từ khiếu nại hoặc sự cố tố giác.

      Đào tạo và nâng cao nhận thức

      • Tỷ lệ nhân viên biết về chính sách và thủ tục khiếu nại và tố cáo.

      • Tần suất và hiệu quả của các chương trình đào tạo về xử lý khiếu nại và tố cáo.

      • Phản hồi từ nhân viên về tính dễ tiếp cận và rõ ràng của các chính sách khiếu nại và tố cáo.