Averna ist bestrebt, eine Kultur der Zuverlässigkeit und Verantwortlichkeit am Arbeitsplatz und im Umgang mit anderen zu fördern. Wenn Sie etwas Auffälliges beobachten, egal ob Sie ein Mitarbeiter oder ein Geschäftspartner sind, haben Sie das Recht und die Pflicht, etwas zu sagen.
Beim Whistleblowing geht es um die Aufdeckung von Fehlverhalten im Interesse der Öffentlichkeit und der Integrität des Unternehmens. Bei Klagen (oder Beschwerden) hingegen geht es in der Regel um die Lösung individueller und zwischenmenschlicher Probleme im Arbeitsumfeld oder in der Geschäftsbeziehung.
Bedenken oder Probleme können uns gemäß der nachstehenden Tabelle mitgeteilt werden:
Zusätzlich zu unserem internen Whistleblowing- und Beschwerdeverfahren hat Averna auch einen Kommunikationskanal eingerichtet, der es den Mitarbeitern ermöglicht, Probleme anzusprechen, auch wenn es ihnen unangenehm ist, sie vor Ort zu melden, oder wenn sie Vergeltungsmaßnahmen befürchten. Derartige Probleme können unserem Vorstandsvorsitzenden, der von der Geschäftsführung unabhängig ist, per E-Mail an folgende Adresse übermittelt werden: ethics@averna.com sendet. Dieser Kanal ist aus Sicht von Averna anonym.
Letztlich gilt unabhängig von der Kontaktstelle die gleiche Richtlinie: Meldungen werden ernst genommen, diskret und unter größtmöglicher Wahrung der Vertraulichkeit und zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen behandelt.
Averna nimmt Repressalien nicht auf die leichte Schulter – jede Person, die sich an Vergeltungsmaßnahmen beteiligt und/oder eine andere Person davon abhält, sich zu melden oder Hilfe zu suchen, wird disziplinarisch belangt.
Struktur des Whistleblowing- und Beschwerdeverfahrens
Der Eingang Ihres Hinweises oder Ihrer Beschwerde bei der von Ihnen gewählten Kontaktstelle setzt ein gewissenhaftes Verfahren in Gang, bei dem der Schwerpunkt auf einer sorgfältigen und sicheren Dokumentation, einer taktvollen Kommunikation mit den betroffenen Parteien und angemessenen Folgemaßnahmen liegt, um das Problem zu lösen und eine Wiederholung zu verhindern.
Im Allgemeinen können Sie nach der Einreichung einer Beschwerde folgende Schritte erwarten:
Innerhalb von 24 Stunden nach Einreichung erhalten Sie per verschlüsselter E-Mail eine Empfangsbestätigung Ihrer Beschwerde.
Innerhalb von 72 Stunden nach der Eingangsbestätigung wird Ihre Beschwerde vertraulich an die Mitarbeiter weitergeleitet, die für die Bewertung und Untersuchung der Beschwerde zuständig sind, und zwar auf der Grundlage des Grundsatzes, dass sie unbedingt informiert werden müssen. Außer in Situationen, in denen wir rechtlich oder betrieblich verpflichtet sind, Ihre Identität offenzulegen, bleibt Ihre Beschwerde während der gesamten Übermittlung anonym.
Nach einer sorgfältigen Prüfung Ihrer Beschwerde und des Sachverhalts, auf den sie sich bezieht, werden wir in Zusammenarbeit mit Ihnen einen angemessenen Lösungsplan entwickeln.
Wenn Sie den Lösungsplan akzeptieren, werden wir ihn so umsetzen, dass Ihre Privatsphäre gewahrt bleibt und Sie nicht identifiziert werden können.
Während und nach der Umsetzung des Lösungsplans werden wir für eine kontinuierliche Überwachung sorgen und gegebenenfalls Folgemaßnahmen ergreifen.
Falls es die Art Ihrer Beschwerde oder die aufgezeigten Risiken erfordern, werden wir schließlich unternehmensweit geeignete Mechanismen einführen (z. B. gezielte Schulungen oder neue Richtlinien), um die Möglichkeit eines erneuten Auftretens zu verhindern oder zu begrenzen.
Die Schritte 3 bis 5 können je nach Art und Umfang der Beschwerde zwischen einigen Tagen und einigen Wochen in Anspruch nehmen, während Schritt 6 je nach Verfahren bis zu einigen Monaten dauern kann. In jedem Fall wird Ihre Beschwerde auf unserer Prioritätenliste ganz oben stehen bleiben.
Während des Verfahrens können Sie jederzeit zusätzliche Fragen oder Bedenken vorbringen. Bitte beachten Sie jedoch, dass sich dies auf den zeitlichen Ablauf des Verfahrens auswirken kann.
Einspruch gegen einen Lösungsplan
Wenn Sie den von uns vorgeschlagenen Lösungsplan nicht akzeptieren, haben Sie die Möglichkeit, ihn abzulehnen, indem Sie uns Ihre Ablehnung über den während des gesamten Beschwerdeverfahrens verwendeten Kommunikationskanal mitteilen. Eine Ablehnung löst sofort eine Überprüfung des Lösungsplans aus. In diesem Fall werden wir zusammenarbeiten, bis wir eine Alternative gefunden haben, die für uns alle zufriedenstellend ist.
Der Einspruch gegen einen Lösungsplan kann die Bearbeitungszeit für Ihre Beschwerde verlängern.
Rücknahme der Beschwerde
Obwohl wir unser Bestes tun, um unseren Lösungsansatz an den Kontext Ihrer Beschwerde anzupassen und Ihre Bedürfnisse während des gesamten Verfahrens zu berücksichtigen, kann es aufgrund der Schwere oder Bedeutung des angesprochenen Problems nicht möglich oder angemessen sein, Ihre Beschwerde zurückzuziehen.
Bitte bedenken Sie, dass eine einmal eingereichte Beschwerde ggf. unabhängig von einem späteren Meinungswechsel oder dem Wunsch, sie zurückzuziehen, behandelt oder untersucht werden muss, insbesondere wenn es sich um Angelegenheiten von rechtlicher oder ethischer Bedeutung handelt.
Bewertung unseres Whistleblowing- und Beschwerdeverfahrens
Unser Whistleblowing- und Beschwerdeverfahren wird mindestens alle 12 Monate sowie auf Ad-hoc-Basis einer Bewertung unterzogen. Diese Verantwortung hierfür wird von unserem Rechtsteam, den zuständigen Führungskräften und dem Verwaltungsrat gemeinsam getragen.
Die Bewertungen konzentrieren sich auf die in der nachstehenden Tabelle aufgeführten Aspekte und Messgrößen. Die Tabelle erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Aspekte
Metriken
Rechtzeitigkeit
Durchschnittliche Zeit bis zur Bestätigung des Eingangs einer Beschwerde oder einer Meldung eines Hinweisgebers.
Durchschnittlicher Zeitaufwand für die Untersuchung und Lösung von Beschwerden oder Meldungen von Hinweisgebern.
Prozentsatz der Beschwerden oder Berichte, die innerhalb der festgelegten Fristen bearbeitet werden.
Fairness und Objektivität
Anzahl der Beschwerden oder Berichte, die zu Gunsten des Beschwerdeführers entschieden wurden.
Anzahl der Beschwerden oder Berichte, die durch Schlichtung oder Schiedsverfahren gelöst wurden.
Prozentsatz der Beschwerden oder Berichte, bei denen das Untersuchungsverfahren von allen beteiligten Parteien als fair empfunden wurde.
Qualität der Lösung
Prozentsatz der Beschwerden oder Berichte, die zu einem zufriedenstellenden Ergebnis für alle Beteiligten führen.
Häufigkeit des erneuten Auftretens ähnlicher Beschwerden oder Berichte nach der Lösung.
Rückmeldungen der Mitarbeiter über die Wirksamkeit des Lösungsverfahrens.
Vertraulichkeit und Anonymität
Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit von Hinweisgebern und Beschwerdeführern.
Rückmeldungen von Hinweisgebern und Beschwerdeführern zu ihrem Vertrauen in die Vertraulichkeit des Verfahrens.
Zufriedenheit und Vertrauen der Mitarbeiter
Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung zur Wahrnehmung des Engagements des Unternehmens bei der Behandlung von Beschwerden und Whistleblowing.
Vertrauen in die Unternehmensleitung und die Personalabteilung in Bezug auf den Umgang mit Beschwerden und Whistleblowing.
Fluktuationsraten bei Mitarbeitern und Korrelationen mit Beschwerden oder Whistleblowing-Vorfällen.
Einhaltung der Rechtsvorschriften
Anzahl der Beschwerden oder Berichte im Zusammenhang mit Rechtsverstößen oder Konformitätsproblemen.
Prozentualer Anteil der Beschwerden oder Berichte, bei denen die gesetzlichen Anforderungen an die Berichterstattung und Untersuchung erfüllt wurden.
Ergebnisse von Gerichtsverfahren oder Vergleichen aufgrund von Beschwerden oder Whistleblowing-Vorfällen.
Schulung und Sensibilisierung
Prozentsatz der Mitarbeiter, die über die Beschwerde- und Whistleblowing-Politik und -Verfahren Bescheid wissen.
Häufigkeit und Wirksamkeit von Schulungsprogrammen zum Umgang mit Beschwerden und zur Meldung von Missständen (Whistleblowing).
Rückmeldungen von Mitarbeitern zur Zugänglichkeit und Klarheit der Beschwerde- und Whistleblowing-Verfahren.
